医師妻歴3年の筆者が、『医師の書類管理法』についてシェアします。
こんな方におすすめ
- 医師家庭における書類管理法が知りたい
- 仕事関係の書類を家でどう扱うべきか知りたい
- 転勤族で書類管理法を参考にしたい
- 家の書類を管理する方法を知りたい
【この記事を書いた人】
ちー
- 医師妻歴3年・アラサー
- SNS発信９か月目
- 医師妻の問題意識を発信
- 知的・前向き・効率的な医師妻を模索中
本日の内容
医療業界の書類に関する前提
①ファイルブックを複数冊用意する
②コピーをとっておくもの
③所属が変わったら捨てていく
④余計なグッズは買わない
本日は、3年試してみて上手くいっている我が家流、書類管理法についてまとめました。
👆こうならないように、整理していきましょう！
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大前提
⚠医療業界は大ペーパー社会です⚠
✅沢山の書類を夫は持ち帰ってくる
✅沢山の書類を提出する機会が多い
整理しないと、いざ必要な時に見つからない・提出できない事態に陥ります。
参考
Q:なぜ書類を整理しておいた方がよいのか？
A:急に必要になることがあるから。
【筆者の例】
🔶数年前に受講した研修の参加証明の提出を求められる
🔶非常勤先に健康診断の結果の提出を求められる
①ファイルブックを複数冊用意する
【筆者の夫関係のファイルブックは ５冊】
①給与明細
常勤・非常勤病院からの明細、過去の給与明細
②税
源泉徴収票、所得控除関係（医療費、保険）、ふるさと納税、住民税、予定納税、所得税、過去履歴
③学会・勤務先
雇用契約書、勤務先からのおしらせ、研修などの修了書、学会年会費支払明細、学会会員番号管理
④大学院
大学院関係の書類全般
⑤夫全般
銀行、証券、車関係、コピーしたものをファイリング
ポイント①
【給与明細と税は分けて管理】
給与明細：家計管理で必要
税関係の書類：確定申告で必要
分けておくことで、確定申告の際、混乱しなくて済みます💡
ポイント②
クリアブックは頻繁に使うので、しっかりしたものがおすすめ。
👆我が家ではコクヨのクリヤーブック使っています。
100均のものだと、すぐ破けてしまうので、メーカー品が無難です。
ポイント③
インデックスシールで整理するのが手っ取り早い。
アナログですが、ファイルブックに一度張っておくと、その後の管理がスムーズです。
②コピーをとっておくもの
✅運転免許証
✅マイナンバー
✅銀行口座
✅住民票
✅健康保険証
✅医師免許証
✅車検証
※太字は、特に多めにコピーしておく
ポイント
所属が変わったり、新規で非常勤病院に行く際、コピーの提出が求められることが多い。
前もって、多めに用意をしておくと、スムーズ。
もっと詳しく
【転勤族はマイナンバーカードは不要？】
✅昨年、引越した際、夫のマイナンバーの手続きをし忘れる
→3か月以上経過したため、無効となってしまう
✅再発行に1000円かかるうえ、夫が役所に行く必要がある
✅引越の度にマイナンバーの手続きに長時間を要する
✅特段、マイナンバーカードを持っていて恩恵がない
✅時間泥棒カードと化している
✅妻のマイナンバーカードで夫の住民票発行可
✅困ることは、証券口座など発行する時、スマホで写真を撮ることが出来ないこと
私は、夫のマイナンバーカードは再発行しないことにしました。
理由は時間泥棒な上、恩恵が無いからです。
1年間、問題なければ今後も再発行しない予定です。
👆保険証代わりになったりと、制度が変わることもあるのでご自身でご判断ください
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③所属が変わったら不必要な書類は捨てていく
【捨てても問題ない書類】
✅雇用契約書
✅前所属先の書類全て
✅オンコール表
給与・税・証明書以外の1年以上前の書類はどんどん捨てましょう。
参考
捨てずに取っておいたほうが良い書類
✅給与明細
✅税関係
・
【理由】
「大学➡市中病院➡大学」と、2度目の大学勤務となると、1年越しに同じ非常勤病院に行くことがある。
・給与振込日
・前回との給与額ちがい
といった確認が出来るので、昔の給料明細は保管しておくと後々役立つこともある💡
④余計なグッズは買わない
EX.整理ボックス
カラフルな仕切り板
書類収納棚
その上、医師は転勤族なので書類整理は最低限のグッズで済ませましょう！
筆者家庭では、前述したクリアブック5冊とインデックスシールで管理が間に合っている
もっと詳しく
【家にプリンターは必要？】
✅転勤族は荷物になるので不要
✅書類をスキャンしてペーパーレス化は有効
➡書類を管理するために時間が奪われることも
✅年に数回、家で印刷したいときもある
EX.確定申告関係の履歴を残すために印刷など
コピーが必要な時は夫に頼んで、医局のコピー機で印刷してもらいます。
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まとめ
本日の要約
✅クリアブックとインデックスシールで書類を管理
✅身分証明になるものは多めにコピーをする
✅不必要な書類は捨てていく
✅シンプルに書類を管理しよう
✅マイナンバーカードは不要？
書類に時間を奪われないように、管理法を見直すのは如何でしょうか。
軸を持つと、その後の管理が楽になります。
本日の記事が参考になると幸いです。
本日もご覧いただきありがとうございました🎶
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END